Van een hoofdpijndossier naar een succesvolle nieuwe aanbesteding voor 18 tankautospuiten

Casus
Na een afgeronde aanbesteding door de veiligheidsregio voor tientallen tankautospuiten blijkt de opdrachtnemer tijdens de bouw van de tankautospuiten failliet te gaan. Zoekend naar een juist advies en begeleiding komt de veiligheidsregio in contact met ons. In onze rol als projectleider ondersteunen wij de veiligheidsregio bij deze uitdaging. De opdrachtgever is zo tevreden met het resultaat dat wij ook een nieuwe aanbesteding voor tankautospuiten mogen begeleiden.

Aanpak
We starten met een plan van aanpak met projectplanning. Vervolgens stellen we een aanbestedingsstrategie op, waarin onder andere de risico’s en beheersmaatregelen zijn opgenomen. Overige onderdelen van de aanbestedingsstrategie zijn onder andere een marktinventarisatie, soort aanbestedingsprocedure, kostenraming, selectie- en gunningcriteria, etc.

Na akkoord op de aanbestedingsstrategie starten we met het opstellen van het technisch bestek dat bestaat uit het programma van eisen en de kwalitatieve gunningcriteria.

Op basis van de wensen van de opdrachtgever en onze vakinhoudelijke kennis wordt samen met de projectgroep het technisch bestek (programma van eisen en kwalitatieve gunningcriteria) opgesteld. Een rondgang langs de verschillende kazernes gaat hier aan vooraf om de kennis en ervaringen van de brandweermensen op de werkvloer te inventariseren.

Ook stellen we de aanbestedingsleidraad inclusief bijlagen zoals concept contractdocumenten, invulbijlagen, etc. op en plaatsen we de aanbesteding in een digitaal aanbestedingsplatform zoals bijvoorbeeld Tenderned of Mercell Source to Contract.

Na toestemming van de opdrachtgever publiceren we de aanbesteding. Onderdeel van de aanbesteding is een praktijkbeoordeling. De te beoordelen onderdelen worden van tevoren uitgeschreven om zo een optimale en objectieve beoordeling na te streven. Een goed georganiseerde praktijkbeoordeling is het gevolg. Niet geheel onbelangrijk blijkt later, wanneer het uiteindelijk een ‘closed finish’ wordt tussen 2 partijen en het verschil wordt gemaakt met de beoordeling van de praktijkonderdelen.

Na het gunnen van de opdracht stopt de begeleiding van United Quality niet. Met de ervaring van de vorige aanbesteding wordt vanuit de veiligheidsregio veel waarde gehecht aan bouwbegeleiding/ aanschafcoördinatie, die United Quality verzorgt. Zowel tijdens de bouw van de tankautospuiten als bij de aflevering controleren wij of de producten geheel voldoen aan de gestelde eisen, kwaliteit en gemaakte afspraken.

Met als resultaat… 
Een zeer tevreden veiligheidsregio en blije brandweerlieden. Zij krijgen een tankautospuit die voldoet aan de wensen en verwachtingen!

Wij kijken terug op een uitstekende samenwerking en succesvolle aanbestedingsprocedure. Wij zijn trots om hieraan te hebben mogen bijdragen.